درباره روابط عمومي

روابط عمومي در هر سازماني، سامانة برقراري ارتباط مؤثر، نزديك و سازنده مديريت آن سازمان با ديگر بخش­ها اعم از بخش­هاي دروني يا بخش­هاي بيروني محسوب مي­شود. با برقراري اين ارتباط به نحو شايسته امكان تطابق بروندادهاي يك سازمان با نيازهاي بيروني فراهم مي­شود. فرآيندي كه علت وجودي پيدايش و استمرار حيات آن سازمان محسوب مي­شود. روابط عمومي درحقيقت، ابزار دوگانه­اي است كه از يك سو باعث آگاهي مديران از محيط پيرامون آنها مي­شود و از سوي ديگر باعث انعكاس درست فعاليت آنان به جمعيت مخاطب مي­گردد. برقراري اين ارتباط دوطرفه در هر سطحي، مترادف سطح توفيق روابط عمومي است. به همين دليل توجه به چند نكته درخصوص فعاليت روابط عمومي حائز اهميت است. در فرآيندهاي ارتباطي روابط عمومي همواره اصل بر «تفاهم» است. در ارتباطات اين حوزه نه تنها «تحميل» جايي ندارد بلكه از «اقناع» نيز پرهيز مي­شود. چراكه در اقناع نوعي رويكرد سلطه جويانه مخفي را مي­توان جستجو كرد. فرآيندي كه در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پيام مي­شود.
نكته ديگر اتكاء به «تحقيق» به معناي واقعي كلمه است. اتكاء برتحقيق به معناي واقعيت بي­پيراية هر پديده، اين امكان را براي روابط عمومي بوجود مي­آورد كه تصميم سازي سازمان را در بهترين جهت هدايت كند. «تحقيق» و نيل به واقعيت بي­پيرايه تنها از راه سنجش مستمر و منظم امكان پذير است و تنها از اين راه است كه مي توان با انتقال و ارائه اطلاعات دقيق و كارآمد به حوزة مديريت سامانه، «اعتماد» او را جلب و در فرآيند تصميم سازي او مشاركت نمود.
نكته بعدي «اخلاق» در روابط عمومي است. گرچه رويكرد سنتي به روابط عمومي رويكردي ابزاري و استفاده از اين واحد معمولاً براي تبليغ محسوب مي­شود. اما جايگاه علمي روابط عمومي نه تبليغ بلكه تبيين جايگاه سامانه در جامعه و تبيين فرآيندهاي درون سامانه براي مديريت است. در اين راه پايبندي به اخلاق حرفه­اي نه فقط از جهت ارزش­هاي متعالي كه از ديدگاه فني و حرفه­اي نيز يك ضرورت است. بدون اين پايبندي اطلاعات دقيق و درستي به مديريت و سازمان منتقل نخواهد شد و آن سامانه از نقائص خود آگاه نخواهد شد و مآلاً در پي رفع نواقص و ارتقاء كيفيت خود برنخواهد آمد. فلذا عمل «شرافتمندانه»، احترام به مخاطبين اعم از موافق و مخالف، تأكيد بر تفاهم و تعامل، ‌ايجاد هماهنگي بين سازمان و گروه­هاي مرتبط ، توجه به منافع بلند مدت، تميز واقعيات از شبهاتي كه خود را همچون واقعيات جلوه مي­دهند، وفاداري به اهداف سازمان و تثبيت رفتار صادقانه با همكاران از جمله مباني ضروري در فعاليت هر سيستم و من جمله روابط عمومي است.
در اين راه روابط عمومي از دو نكته مهم نيز بايد پرهيز كند: نخست «اغراق» در انعكاس موفقيت­هاست و دوم «تعديل» وجوه منفي است.
در نهايت با تكيه بر اين رويكرد روابط عمومي را بايد بخشي از فرآيند «مديريت» دانست و نه ابزاري براي اعمال مديريت. به عبارت ديگر روابط عمومي يك سامانة اجرايي در نظام مديريت محسوب نمي­شود بلكه يك سامانة مشورتي در فرآيند تصميم سازي و سياست گذاري است. روابط عمومي جزئي از سيستم تطبيقي سازمان با محيط خود است. روابط عمومي به سازمان و مديريت آن كمك مي­كند تا با محيط خود به تعامل مناسب بپردازد. روابط عمومي يك منعكس كنندة محض نيست، بلكه يك عامل مشاركتي است در اصلاح آنچه كه در نهايت به جامعه منعكس مي­شود.

وظايف روابط عمومي

ارائه ديدگاه‌هاي متعدد در تعريف روابط عمومي كه در هر يك سعي مي‌شود به وظايفي كه پس از آن خواهد آمد، نزديك‌تر باشد عيناً در وظايف روابط عمومي نيز تكرار مي‌شود. در اساسنامه و نمودار تشكيلاتي ادارات و سازمان‌ها بدون توجه دقيق به اصول علم روابط عمومي وظايف متعددي را به صورت كلي براي روابط عمومي در نظر گرفته‌اند. مستند‌ترين شرح وظايف كه مورد قبول متخصصين روابط عمومي است در سال 1360 درگردهمايي چند روزه‌ايي كه توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي به منظور بررسي مسايل اساسي و بنيادي روابط عمومي - چون: تعيين وظايف، اهداف، جايگاه و آموزش روابط عمومي‌ها – تشكيل شد از سوي كميسيون تعيين هدف و شرح وظايف روابط عمومي آمده است. اين كميسيون پس از برپايي جلسات متعدد اصول و وظايف روابط عمومي را به اين شرح تدوين نمود:

الف اهداف:

1- برقراري ارتباط متقابل بين مردم و مسئولين و جلب همكاري و بسط تفاهم عمومي

2- آگاهي مردم از عملكرد دستگاه متبوع

3- آماده نمودن اذهان عمومي در اجراي طرح‌ها و برنامه‌ها

4- ايجاد محيط مناسب براي رشد فضائل اخلاقي كاركنان در چهار چوب ضوابط و معيارهاي نظام جمهوري اسلامي ايران.

ب جايگاه روابط عمومي:

روابط عمومي به دليل ماهيت خاص خود و ضرورت ارتباط مستمر زير نظر مستقيم بالاترين مقام مسئول دستگاه متبوع قرار دارد.

ج- اصول وظايف:

بر اساس مصوبه هيأت وزيران مورخ 23/2/86 اهم وظايف روابط عمومي هر وزارتخانه و يا سازمان عبارت است از:

1- اجراي سياست‌هاي اطلاع رساني دولت با رسانه‌هاي جمعي جهت انعكاس مناسب عملكردهاي بخش‌هاي مختلف

2- پاسخگويي به ابهامها و اطلاع رساني در خصوص آن دستگاه

3- تهيه و اجراي طرح‌هاي تبليغاتي سازمان

4- اجراي مناسب مراسم‌ و مناسبت‌ها

5- ايجاد حسن رابطه بين كاركنان و مسئولان دستگاه مربوطه از طريق برگزاري جلسات داخلي

6- نظارت بر انتشارات و تشريفات دستگاه

7- مديريت پايگاه‌هاي اطلاع رساني الكترونيك دستگاه

8- افكار سنجي عمومي و دستگاهي

9- سخنگوي دستگاه مربوطه